Los Requisitos de ISO 9001:2008

Sección 4.1: Identificar los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad

1.- Determinar la secuencia y las interacciones de los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad

Acción: La Dirección General y los Directores de Departamento deben determinar la secuencia y la interacción de estos procesos, en lo posible con diagramas de flujo.

2.- Determinar los criterios y los métodos de funcionamiento y el control de tales procesos

Acción: La Dirección General y los Directores de Departamento deben determinar los criterios en base a los cuales controlarán los procesos claves y cómo lo harán. Ellos deberán medir el rendimiento de los procesos clave como instrumento de mejora continua.

3.- Asegurar la disponibilidad de recursos y la información necesaria para el funcionamiento y la monitorización de tales procesos

Acción: La Dirección General y los Directores de Departamento deben asegurar la disponibilidad de recursos de todo tipo para apoyar tales procesos.

• Ellos deben asegurarse de que esté disponible todo lo necesario. 
• De lo contrario, el compromiso con un sistema de calidad es inútil.
• Monitorizar, medir y analizar estos procesos clave. Implementar las acciones necesarias para obtener los resultados programados.
• Tener un plan no es suficiente. Hay que desarrollarlo efectivamente.

4.- Monitorizar, medir y analizar tales procesos
 

Acción: La Dirección General y los Directores de Departamento deben monitorizar, medir y analizar estos procesos clave.

5.- Implementar acciones necesarias para obtener los resultados previstos y la mejora constante de tales procesos

Acción: La Dirección General y los Directores de Departamento deben implementar las acciones necesarias para obtener los resultados programados.

• Tener un plan no es suficiente. Hay que desarrollarlo efectivamente.

6.- Si su organización opta por tercerizar una parte del proceso, deberá asegurar que se mantenga el control de la misma.

Acción: El control debe identificarse dentro de su sistema de calidad. Se puede incluir el control del trabajo subcontratado, la impresión del material antes de la entrega al cliente, la instalación de los productos para asegurarse de que el cliente esté satisfecho con el resultado del trabajo.

COMO IMPLEMENTAR LA ISO 14000 UTILIZANDO COMO GUIA LA ISO 9000

Pasos a seguir sugeridos para la implementación

Fase l: Nombrar un comité de dirección para supervisar la implementación

Fase 2: Autoevaluación de la compañía

Fase 3: Redactar las políticas del sistema de gestión medioambiental

Fase 4: Constitución y redacción de un plan de acción basado en las discusiones de los gestores y en la auditoría de base; asignar tareas específicas a directores específicos; definir un calendario para la gestión de proyectos

Fase 5: Revisar o crear un manual de procedimientos medioambiental (Nivel II) para reflejar los requisitos de la ISO 14011

Fase 6: Si la compañía está siendo auditada por un tercero, selecciona un registrador; las auditorías de segundas partes las realizarán los clientes

Fase 7: Aprobar o redactar instrucciones de trabajo cuando sea necesario

Fase 8: Realizar una auditoría interna global del sistema

Fase 9: Preparación para la auditoría revisando todos los puntos del sistema de gestión medioambiental con la dirección y con los trabajadores

Fase 10: Auditoría y aplicación de medidas correctivas cuando sea necesario

VITAL!! EN UN SISTEMA DE GETION DE CALIDAD

LA SENSIBILIZACIÓN DEL PERSONAL

Por qué, es vital la sensibilización de todo el personal?

Porque, cuando se emprende un proceso de certificación de un Sistema de Gestión de Calidad, según la norma ISO 9001, la Alta Dirección de la organización, debe tener muy en cuenta …

el “famoso” EFECTO PARADIGMA, es decir, la lógica general dominante, que prima en el cómo hacer las cosas en la organización en la cual queremos introducir una nueva lógica organizacional, una política de calidad.

Siempre antes de implantar un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001, se debe ser consciente que nos enfrentamos, a una normal resistencia al cambio, sobre todo en organizaciones públicas o privadas de muchos años de trayectoria, ya que el Sistema de Calidad, propone a sus miembros nuevos enfoques y procedimientos para realizar el trabajo cotidiano.

Por esto, es FUNDAMENTAL LA SENSIBILIZACIÓN DE TODO EL PERSONAL de la organización, para atenuar el impacto negativo que puede producir este “efecto paradigma”.

Este punto es clave para el ÉXITO DE LA IMPLANTACIÓN de un sistema ISO 9001, ya que en él se deben incluir paulatinamente el POR QUÉ, PARA QUÉ, CÓMO Y HACIA DONDE SE QUIERE DIRIGIR LA ORGANIZACIÓN EN MATERIA DE CALIDAD ISO 9001.

Cómo podemos lograr una buena sensibilización?

Teniendo en cuenta estos factores:

1.       Planificar y coordinar reuniones informativas, con todo el personal. La frecuencia, duración y temporalización de las mismas, dependerá del número de trabajadores en plantilla, pero al menos, deberías realizar 4 reuniones anuales.

2.       Transmitir claramente los objetivos que se persiguen y el cómo se va a ir desarrollando el sistema de gestión de calidad, y cómo afectara a sus tareas.

3.       Impartir un curso de introducción a las Normas ISO 9000, con profesionales expertos, para que las personas comiencen a familiarizarse con el proceso mediante la capacitación. Y tengan la posibilidad de evacuar sus dudas con un profesional de la materia.

4.       Evitar que sea algo impuesto verticalmente, ya que será mucho más dura la resistencia del Cliente Interno. Trabajar a favor de fomentar el involucramiento paulatino del personal.

5.       Utilizar herramientas de calidad, como el FODA , es una herramienta de calidad que te permite detectar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas con las que se enfrenta la organización en materia de gestión de calidad y así poder medir el impacto y generar estrategias más coherentes a cada realidad.

6.       Elaborar encuestas de satisfacción del cliente interno, para aprovechar el feedback interno y conocer cuál es la dirección y las decisiones más adecuadas a nuestra realidad. Colocar buzones de sugerencias para que de manera anónima el personal pueda trasmitir sus inquietudes.

7.       Realizar un seguimiento estadístico de la sensibilización en calidad, anualmente.

8.       Crear Grupos de Mejora en sistema de red, esto es vital para el éxito de la implantación, crear bien los grupos de trabajo, el Grupo Coordinador de Calidad, definir claramente y estratégicamente sus integrantes. Elaborar un buen sistema de red para promover la buena comunicación interna.

9. Debe ser un compromiso continuo de la Alta Dirección el hecho de SIEMPRE, SIEMPRE, SIEMPRE, SENSIBILIZAR, nunca dejar de formar y capacitar al personal en calidad ISO 9001, porque la sensibilización es una herramienta de calidad vital para el éxito de un sistema de gestión de calidad.

Estos son factores fundamentales, para que un Sistema de Gestión de Calidad sea un éxito; además de estar basado en los procesos, debe poseer un claro y comprometido enfoque de Cliente a Cliente, es decir, tener en cuenta las necesidades de los clientes externos es fundamental para toda organización, pero, sin descuidar las necesidades de nuestros clientes internos, es decir, el personal que ejecuta los procesos, ya que son las personas, el capital más valiosos que posee cualquier organización que se considere de calidad.

Las personas para estar comprometidas con un Sistema de Gestión de Calidad, necesitan comprender su importancia y el beneficio que generará a su tarea personal y a la Organización.